Các bước tốt nhất giúp lập kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng

0
139

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn là người có các dự toán trước đối với tất cả mọi thứ sẽ xảy ra bằng một bản kế hoạch tỉ mỉ. Nếu 10 phần thành công của sự kiện thì 7 phần được quyết định từ chất lượng bản kế hoạch. Làm thế nào để có thể tổ chức được một sự kiện tốt nhất? Bài viết này sẽ giải đáp cho bạn.


>>> Xem thêm : Cho thuê mẫu tây – Những bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


Người tham gia sự kiện được chia làm 2 loại, gồm đối tượng tham dự sự kiện và đối tượng tham gia sự kiện, bạn cần có sự chuẩn bị cũng như thương thảo với 2 nhóm này. Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào, đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện, nhóm này cần có các công tác chuẩn bị tỷ mị, duyệt chạy chương trình được để đảm bảo ngày tổ chức diễn ra sẽ không có sự sai sót. Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.



Các yếu tố quyết định mức độ biết đến cũng như ít hay nhiều khách tham gia đó là ngày và địa điểm tổ chức, với một nơi có giao thông thuận lợi và một ngày giờ đúng vào thời gian rảnh của phần đa khách mời sẽ đến đông hơn. Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.


Truyền thông cho sự kiện là các hoạt động công bố các thông tin, hình ảnh hay các thông điệp nhằm thu hút đông đảo người tham gia hoặc quảng bá hình ảnh hoặc thương hiệu cho một doanh nghiệp. Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí. Ngân sách ngoài là bản dự trù chi phí ngoài ra cũng là một mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với một công ty tổ chức sự kiện, nên khảo sát và thương lượng để có được lợi ích tốt nhất cho mình. Ngoài những điều đã chia sẻ trên, bạn nên tạo cho mình một nền tảng kiến thức tổ chức sự kiện tốt bằng cách lắng nghe chia sẻ từ nhiều nguồn sách báo, internet hoặc các trường cấp dạy.


>>>  Xem thêm : Cho thuê chú rể –  Nên chọn việc tổ chức đám cưới giả vì lợi ích tuyệt vời này

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.